SUBSCRIPTION MANAGEMENT

Chargebee 2 Exact Online Connector

Houd je financiële administratie in Exact Online in sync met Chargebee

Ontdek de kracht van naadloze integratie met onze Chargebee naar Exact connector. Deze tool is ontworpen om je financiële workflows te stroomlijnen door een directe verbinding tussen Chargebee en Exact Online. Ervaar hoe onze connector efficiëntie verhoogt en complexiteit vermindert, zodat jij je kunt focussen op groei en innovatie.

Download hier de brochure
beeldenintegraties_CB2E

De unieke voordelen van de C2E Connector

Schaalbaar tot honderduizenden facturen

Onze oplossing groeit met jouw bedrijf mee, van startups tot grote ondernemingen.

Volledig aanpasbaar zonder maatwerk

Flexibele configuratieopties die zich aanpassen aan jouw bedrijfsbehoeften zonder ingewikkeld maatwerk.

Geschikt voor elke fase van Chargebee-implementatie

Of je nu net begint of al een gevestigde gebruiker bent, onze tool is geschikt voor elke fase van jouw Chargebee-implementatie.

Houdt rekening met Exact Online API limieten

Optimaliseer jouw data-overdracht zonder de limieten van Exact Online te overschrijden.

Vergroot financieel inzicht door volledige gesyncte informatie

Zorg voor nauwkeurige en up-to-date financiële rapporten dankzij volledig gesynchroniseerde data.

Bepaal omzetallocatie tot op regelniveau

Fijnmazige controle over jouw financiële gegevens voor precieze rapportage en compliance.

Realtime sync en functionaliteiten

  • Real-time synchronisatie van:
    Klanten: contact- en factureringsgegevens, inclusief custom velden.
    Producten: omzetverdeling op prijspuntspecifieke basis.
    Kortingen: inzicht in gegeven kortingen
    Facturen: verkoopboekingen of -facturen, inclusief originele PDF.
    Creditnota's: credit verkoopboekingen of -facturen.
    Transacties (bidirectioneel): bankoverschrijvingen en betaalstatussen.

  • Ondersteunt diverse Chargebee factuur- en producttypen
  • Naadloze synchronisatie tussen Exact en Chargebee
update-data-single-click-chargebee-removebg-preview

De meest uitgebreide integratie van Nederland

  • Boek omzet per product(prijstype)(groep)
  • Boek omzet per korting(groep)
  • Boek omzet op kostenplaats/drager
  • Sync & match online payments naar een controle rekening
  • Match bestaande klanten via emailadres
  • Automatische aanpassing boekingen voor gesloten financiele periodes.
  • Match uitgestelde omzet van credit nota's met facturen
  • Sluit via de bank betaalde facturen autmatisch vanuit Exact naar Chargebee
  • Sync uw eigen custom velden uit Chargebee naar Exact
subscription-automation-deef
AFGESTEMD OP JOUW BEHOEFTEN

Drie connector opties

Rise

€215p/m

Ideaal voor startende ondernemingen

  • checkmark Standaard sync van klanten, facturen en transacties
  • checkmark Testomgeving om de connector te kunnen testen
  • checkmark-07 Aanpassingen op jouw bedrijfsproces d.m.v. features
  • checkmark-07 Sync online betalingen naar een controle rekening
  • checkmark-07 Meerdere entiteiten (maximaal 3)
Bestel nu

Scale

€265p/m

Geschikt voor groeiende bedrijven

  • checkmark Standaard sync van klanten, facturen en transacties
  • checkmark Testomgeving om de connector te kunnen testen
  • checkmark Aanpassingen op jouw bedrijfsproces d.m.v. features
  • checkmark-07 Sync online betalingen naar een controle rekening
  • checkmark-07 Meerdere entiteiten (maximaal 3)
Bestel nu

Enterprise

€365p/m

Voor gevestigde en complexe organisaties

  • checkmark Standaard sync van klanten, facturen en transacties
  • checkmark Testomgeving om de connector te kunnen testen
  • checkmark Aanpassingen op jouw bedrijfsproces d.m.v. features
  • checkmark Sync online betalingen naar een controle rekening
  • checkmark Meerdere entiteiten (maximaal 3)
Bestel nu

 

  • De Chargebee 2 Exact Online connector wordt gehost in Azure. Indien er sprake is van een eigen Azure omgeving, dan kan onze connector daarin worden opgezet. Zo niet, dan kan PossibilIT de connector hosten (waarbij de kosten voor hosting zullen worden doorbelast).

  • Er wordt een eenmalige implementatie fee in rekening gebracht om de connector op te zetten, te configureren en live te brengen. De exacte kosten zijn afhankelijk van de versie van de connector, de hoeveelheid entiteiten die gekoppeld moeten worden en de mate van voorbereiding door de klant (een voorbereidingshandleiding is beschikbaar). Neem contact met ons op voor meer informatie.

chargebee-partner

Jouw Chargebee-partner

Bij PossibilIT begrijpen we dat elke organisatie uniek is. Daarom bieden we op maat gemaakte oplossingen die volledig zijn afgestemd op de unieke behoeften van jouw organisatie. Als officiële Chargebee-partner en ervaren ontwikkelaars, begeleiden we je bij elke stap van de implementatie. Zo zorgen we ervoor dat je het maximale uit je Chargebee-investering haalt.

Waar wij voor werken

  • Coosto-Logo
  • eologo
  • Eneco_Logo
  • Priva-Logo-transparent

Synchroniseer vandaag nog jouw Chargebee en Exact Online

Thomas

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Neem dan contact met ons op. We vertellen je graag wat we voor je kunnen betekenen!
- Thomas Letema,
directeur PossibilIT

Neem contact op
FAQ

Vragen over de C2E Connector?

Algemene informatie

  1. Welke objecten worden gesynchroniseerd door de connector?
    Van Chargebee naar Exact: Klanten, Facturen, Creditnota's, Abonnementen/Add-ons/Kosten/Coupons en Betalingen (* scale of hoger). Van Exact naar Chargebee: Betalingen.

  2. Wat maakt deze connector zo uniek?
    De bidirectionele synchronisatie van betalingen (offline naar Chargebee, online betalingen naar Exact als controle), het toewijzen van inkomsten van itemgroep tot op het niveau van itemprijs, inkomstenmapping op couponniveau en aanpasbare synchronisatieconfiguratie.

 

Synchronisatieproces

  1. Hoe wordt de inkomstenmapping beheerd?
    Elk product in Chargebee wordt gesynchroniseerd met Exact, waar het is verbonden met een itemgroep. Zowel de itemgroep als het item zelf kan worden toegewezen aan een grootboekrekening voor inkomsten. Dit is een handmatige taak als je het item zelf wilt verbinden.

  2. Wisselt Chargebee2Exact ook statussen uit en creëert/actualiseert het andere objecten?
    Nee, Chargebee2Exact actualiseert alleen klantinformatie en verzorgt een synchronisatie van de objecten en informatie zoals vermeld op pagina 11, de factuurstaus wordt beheerd door Exact’s eigen afstemmingsmechanisme.

  3. Houdt de Chargebee2Exact connector rekening met uw BTW- en rapportageconfiguratie?
    Ja, de connector respecteert alle BTW-configuraties en gebruikt financiële periodes om (uitgestelde) inkomsten te boeken. Inkomsten die beginnen in reeds afgesloten periodes kunnen automatisch naar de huidige periode worden verplaatst. Met behulp van kostenplaats- en kostencentrumtoewijzing per land, itemgroep en jaar. Zelfs uitgestelde inkomsten van creditnota’s worden aangepast om overeen te komen met de factuur die ze crediteren indien nodig.

  4. Hoe wordt uitgestelde omzet bepaald?
    Uitgestelde omzet bepaling wordt door Exact zelf gedaan op basis van de van en tot velden op verkoopboekingen, hier heeft de conenctor geen invloed op. (Er kan wel worden gekozen om uitgestelde omzet helemaal niet te gebruiken via een feature).

  5. Kan ik in Chargebee facturen of creditnota's met dezelfde nummers opnieuw aanmaken en synchroniseren?
    Het is niet mogelijk om facturen of creditnota's in Chargebee te verwijderen en met dezelfde nummers opnieuw te genereren. Alleen de originele factuur of creditnota zal gesynchroniseerd worden.

  6. Waarom synchroniseerd de connector facturen als verkoopboekingen in Exact Exact en niet als verkoopfacturen?
    Binnen Exact zijn er 2 manieren om facturen te gebruiken, facturen gegenereerd door Exact (omdat er wordt gefactureerd uit Exact) of als verkoop boeking. Dit is de reigsitratie van een factuur. Een Exact verkoop factuur resulteerd dus ook in een verkoopboeking waarbij factuurnummer op beide hetzelfde is. 
    Wanneer de facturen echter uit een extern systeem komen waarin ook het factuur nummer is gegenereerd worden deze alleen als verkoopboeking geregistreerd, anders bestaan er 2 factuurnummers.

  7. Hoe gaat de connector om met 'Betalingen onderweg' versus 'Ontvangen bankbetalingen'?
    De connector synchroniseert automatisch incassobetalingen uit Chargebee wanneer deze succesvol zijn geïncasseerd door de Payment Service Provider (PSP). Dit omvat ook storneringen, chargebacks, en daadwerkelijk uitbetaalde terugbetalingen. Deze betalingen worden beschouwd als "onderweg" omdat de incasso is voltooid, maar het bedrag nog op de rekening van de PSP staat. PSP's maken deze geïncasseerde gelden doorgaans dagelijks, wekelijks, of maandelijks over naar de eigen bankrekening. Het matchen van deze overboekingen met facturen is complex vanwege het ontbreken van factuurnummers van Chargebee op de bankafschriften.
    Als oplossing maakt de 'Betalingen onderweg' feature gebruik van een fictieve controle bankrekening in Exact om individuele betalingen te matchen, waardoor facturen van de openstaande postenlijst verdwijnen. In het geval van chargebacks worden deze betalingen verwijderd, waardoor de factuur weer open komt te staan.
    Echter, deze feature sluit geen facturen die via adjustments of andere vormen van credit worden betaald. De afstemming tussen wat daadwerkelijk is ontvangen en de 'onderweg' bankrekening zal nooit volledig overeenkomen met de werkelijke bankrekening. De vergelijking moet altijd rekening houden met creditnota's, adjustments en facturen die niet of veel later zijn betaald.

Probleemoplossing

  1. Zijn er veelvoorkomende redenen waarom een synchronisatie kan mislukken?
    Synchronisaties falen alleen wanneer de gesynchroniseerde data incorrect is. Een veelvoorkomende reden voor synchronisatiefouten is onjuist samengevoegde klanten (resulterend in een "nieuwe" klant) in Exact, onjuist geformatteerde BTW-nummers in Chargebee die door Exact strenger worden gevalideerd, financiële periodes niet beschikbaar (vaak wanneer een nieuw jaar begint). Verkeerd geconfigureerde toewijzing van BTW, betalingsvoorwaarden is een andere, evenals een onvolledige configuratie van inkomsten voor items (waar noch het item noch de itemgroep aan een grootboekrekening voor inkomsten is toegewezen).

  2. Hoe gaat de connector om met boekingen op gesloten en nog niet bestaande financiële periodes?
    Boekingen die worden gedaan op gesloten periodes kunnen door de connector automatisch naar de huidige periode worden doorgeschoven of naar de eerstvolgende open periode. Syncs van boekingen waarbij bijvoorbeeld de uitgestelde omzet zover in de toekomst valt dat periodes nog niet zijn aangemaakt, falen. Maak de periodes aan en neem contact op met PossibilIT support zodat de gefaalde syncs opnieuw kunnen worden aangeboden.

Geavanceerde configuratie en opties

  1. Kan ik Chargebee2Exact gebruiken voor meerdere entiteiten?
    Zeker! Je hebt echter de Enterprise versie van Chargebee2Exact nodig om een maximum van 3 verschillende entiteiten toe te staan.

  2. Is het mogelijk om Chargebee2Exact in mijn eigen Azure-omgeving te hosten?
    Ja. Om dit te bereiken zijn de volgende voorwaarden vereist: een applicatieregistratie in je Azure Entra ID.

  3. Kan Chargebee2Exact worden aangepast?
    Ja, op basis van jouw behoeften kan de connector worden geconfigureerd om een breed scala aan functies te beheersen die bepalen hoe jouw gegevens worden gesynchroniseerd. Wanneer een functie nog niet beschikbaar is, staan we open om die functie op verzoek toe te voegen (* afhankelijk van hoe specifiek het verzoek is kunnen er kosten van toepassing zijn).

Kosten en updates

  1. Wat kost Chargebee2Exact?
    Prijzen zijn te vinden op bovenstaande pagina en worden per maand vermeld. Je Chargebee plan bepaalt meestal welke versie je nodig hebt.

  2. Zal Chargebee2Exact worden bijgewerkt?
    Ja, op basis van nieuwe functionaliteit en klantenfeedback updaten we de connector regelmatig.

Chargeback Correctie Feature

  1. Wat doet de 'Chargeback Correctie' feature?
    Deze functie verwijdert betalingen die eerder waren gesynchroniseerd als onderdeel van de "Virtual / control payment sync" (onderdeel van de connector vanaf Rise licenties) wanneer deze betalingen worden teruggedraaid vanwege een chargeback in Chargebee. Dit resulteert in Exact in het opnieuw openen van de bijbehorende verkoopboeking als niet betaald.

  2. Voor wie is de 'Chargeback Correctie' feature ontwikkeld?
    Deze feature is ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van de controle betalingssync, specifiek voor situaties waarbij chargebacks voorkomen op eerder gesynchroniseerde betalingen.

  3. Wat doet de 'Chargeback Correctie' feature niet? 
    De feature verwijdert de eerder gemaakte controlebetaling in Exact, maar werkt niet met memoriaalboekingen.

  4. Voor welke klanten is de 'Chargeback Correctie' feature interessant?
    Deze functie is vooral interessant voor klanten die de controle betaling sync gebruiken en te maken krijgen met chargebacks.

  5. Vanaf welke licentie is de 'Chargeback Correctie' feature inbegrepen?
    De functie is beschikbaar vanaf de Rise-licentie. Implementatiekosten na go-live zijn €500.
NIEUWSBRIEF

Laatste updates ontvangen?